Richtlijnen omtrent veiligheid in en om Villa TrösT

Stichting TrösT Drechtsteden wenst een klimaat te scheppen, waarin alle betrokkenen zoals gasten, vrijwilligers, medewerkers en bestuursleden elkaars integriteit respecteren. Op grond van deze overweging kent de stichting twee regelingen:

De gedragscode vrijwilligers
Dit document bevat richtlijnen voor de omgang tussen vrijwilligers en kwetsbare mensen die in de rouw zijn: de gedragscode. Deze code geeft aan waar de grenzen liggen in het contact.
Vrijwilligers en betaalde medewerkers onderschrijven en ondertekenen dit formele document.
Een klachten protocol
De stichting heeft een protocol ontwikkeld voor klachtenbehandeling, alsmede het melden en registreren van incidenten en bijna incidenten. De stichting acht het gewenst dat de opvang van de klager en de behandeling van de klacht door een onafhankelijke partij worden uitgevoerd. Daartoe is een vertrouwenspersoon aangesteld.

1. De gedragscode vrijwilligers

Sommige gasten van de Stichting TrösT Drechtsteden hebben behoefte aan een hand die vastgehouden wordt om aan uit te huilen, maar anderen vinden het juist niet prettig om aangeraakt te worden. Elke gast en elke situatie is weer anders. Tegen deze context is er echter één heel duidelijke grens: seksuele handelingen en contacten tussen vrijwilligers, medewerkers en onze gasten zijn absoluut ontoelaatbaar.

Daarom hebben wij als stichting voor onze vrijwilligers een gedragscode opgesteld. De gedragscode bestaat uit twee delen. Ten eerste beschrijven we de regels die bijdragen aan een open, transparante en veilige omgeving voor de gasten én vrijwilligers. Ten tweede geven we onze omschrijving van grensoverschrijdend gedrag. Deze vormen het uitgangspunt van het sanctiebeleid dat in voorkomende gevallen door de organisatie wordt gevoerd.

Wanneer je bij ons deelneemt, als vrijwilliger, stagiair(e) of als betaalde medewerker vragen wij je deze gedragscode te ondertekenen. Hiermee verklaar je dat je de gedragscode kent en volgens de gedragscode zult handelen.

A. De gedragsregels

De vrijwilliger moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de gasten zich veilig en gerespecteerd voelen.
De vrijwilliger onthoudt zich ervan de gasten te bejegenen op een wijze die de gasten in hun waardigheid aantasten.
De vrijwilliger dringt niet verder door in het privéleven van de gasten dan functioneel noodzakelijk is.
De vrijwilliger zal zich tijdens het verblijf in en om Villa TrösT zeer terughoudend opstellen, wanneer hij/zij zich met gasten alleen in een ruimte bevindt.
De vrijwilliger heeft de plicht de gasten naar vermogen te beschermen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en grensoverschrijdend gedrag. En zal er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die bij de gasten is betrokken, wordt nageleefd.
De vrijwilliger mag de gasten niet op zodanige wijze aanraken, dat deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard ervaren zal worden.
De vrijwilliger onthoudt zich van elke vorm van seksuele benadering en misbruik ten opzichte van de gasten. Alle seksuele handelingen tussen vrijwilliger en de gasten zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als grensoverschrijdend gedrag.
Wij leven in een multiculturele en pluriforme samenleving. Dit houdt in dat verschillende groepen uit onze samenleving hun eigen volkscultuur hebben. De vrijwilliger behandelt gasten van alle culturen en geaardheid gelijkwaardig en bezigt geen racistische en/of discriminerende taal.
Indien de vrijwilliger gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragscode en/of bij vermoedens van seksueel grensoverschrijdend gedrag, is hij verplicht hiervan melding te maken bij de daarvoor door het bestuur aangewezen persoon.
De vrijwilliger krijgt of geeft geen (im)materiële vergoedingen die niet in de rede zijn.
In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger in de geest van de gedragscode te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met een door het bestuur aangewezen persoon.

B. Omschrijving grensoverschrijdend gedrag met gasten en sanctiebeleid

Onder grensoverschrijdend gedrag met gasten verstaan wij: elke vorm van opzettelijke of onopzettelijke agressie, discriminatie of seksuele toenadering, in verbale, non-verbale of fysieke zin, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren; en/of plaatsvindt binnen een ongelijke machtsverhouding.

Al deze gedragingen kunnen leiden tot een procedure, waarin hoor en wederhoor zal plaatsvinden. De sancties bestaan uit het voor korte of langere tijd uitsluiten van vrijwilligerswerk door persoonsgegevens in een centraal register op te nemen.

Vanzelfsprekend beschouwen we gedragingen die vallen onder het Wetboek van Strafrecht eveneens als grensoverschrijdend. Gedragingen, waarvan het bestuur oordeelt dat zij vallen onder het Wetboek
van Strafrecht, zullen bij politie/justitie worden gemeld.

C. Ondertekening

De vrijwilliger is verplicht de gedragscode te ondertekenen. Met ondertekening geeft de vrijwilliger aan kennis van de code te hebben en zich aan de gestelde regels in de gedragscode te conformeren.
Aldus door het bestuur van Stichting TrösT Drechtsteden vastgesteld op 11 januari 2020.

2. Klachten protocol

A. Algemene Bepalingen

Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de Stichting: Stichting TrösT Drechtsteden
b. bestuur: het bestuur van de Stichting TrösT Drechtsteden
c. klager: een gast, vrijwilliger van de stichting, stagiaire of betaalde medewerker die zich met een klacht tot de vertrouwens-contactpersoon wendt;
d. beklaagde: degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft;
e. vertrouwenspersoon: persoon als bedoeld in artikel 3;

Artikel 2
Eenieder die ervaart dat zijn persoonlijke belangen zijn of worden geschaad, door het handelen of nalaten van een betrokkene van de Stichting, kan zich met een klacht wenden tot de vertrouwenspersoon.

B. De Vertrouwenspersoon

Artikel 3
Het bestuur wijst een vertrouwenspersoon aan tot wie de klager zich kan wenden. De aanstelling geschiedt voor de periode van 3 jaar. Eenzelfde persoon kan opnieuw worden aangewezen als vertrouwenscontactpersoon voor een volgende periode.

Artikel 4
De vertrouwenspersoon heeft, onverminderd hetgeen daaromtrent in dit reglement verder is bepaald, tot taak:
a. zichzelf bekend te maken als vertrouwenspersoon binnen de stichting;
b. de eerste opvang van de klager te verzorgen. De vertrouwenspersoon zoekt in eerste instantie samen met de klager naar eventuele mogelijkheden om het probleem in de informele sfeer tot een oplossing
te brengen;
c. de klager door te verwijzen naar externe deskundigen als verdere opvang noodzakelijk is;
d. zorg te dragen voor de nazorg van de klager;
e. jaarlijks verslag uit te brengen aan het bestuur over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan, de ter zake gegeven adviezen en gesignaleerde knelpunten. Dit verslag draagt een algemeen karakter
en is niet op individuele personen herleidbaar;
f. voorstellen te doen aan het bestuur ter voorkoming en bestrijding van seksuele intimidatie, agressie, discriminatie en pesten.

Artikel 5
De vertrouwenspersoon rapporteert een klacht onverwijld aan het bestuur, indien hij meerdere klachten ontvangt die betrekking hebben op één beklaagde. Namen van klagers worden daarbij niet genoemd anders dan met hun toestemming.

Artikel 6
De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid tot;
a. het raadplegen van externe deskundigen;
b. het horen van alle betrokkenen in de stichting, inclusief het bestuur. Hij gaat hiertoe slechts over voor zover de uitvoering van zijn taken daartoe noodzaakt en neemt hierbij strikte vertrouwelijkheid in acht;
c. het bijstaan van de klager indien een klacht wordt ingediend.

Artikel 7
De vertrouwenspersoon dient te allen tijde de anonimiteit van de klager te waarborgen en zal dan ook geen actie ondernemen zonder zijn/haar toestemming. Alleen met toestemming van de klager is het mogelijk om de klacht over te brengen bij de beklaagde of veroorzaker(s) en te trachten met elkaar tot overeenstemming te komen.

Artikel 8
De vertrouwenspersoon legt van elke behandelde klacht een dossier aan. Hij/zij verstrekt daaruit geen onder geheimhouding gegeven informatie dan met toestemming van degene die om geheimhouding heeft verzocht.

Artikel 9
Het bestuur draagt er zorg voor dat aan de vertrouwenspersoon de faciliteiten krijgt die nodig zijn. Zoals een ruimte om gesprekken te voeren en archief zodanig dat de privacy van de klager optimaal gewaarborgd wordt, kosten voor externe gesprekken (telefonisch) en/of het inschakelen van externe deskundigen worden vergoed.

C. Procedure

Artikel 10
Een klacht kan, uiterlijk 3 maanden na het voorval, worden aangebracht. Een klacht kan slechts worden ingediend tegen 1 persoon. Indien een klacht tegen meerdere personen is gericht zullen deze als afzonderlijke klachten worden behandeld.

Artikel 11
De klacht wordt schriftelijk ingediend onder vermelding van:
a, de omschrijving van de aard van de klacht;
b. de naam van de beklaagde;
c. de ter zake door klager ondernomen stappen en, voor zover de klager daarover beschikt, daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken, welke aan de vertrouwenspersoon worden overlegd.

Artikel 12

Na ontvangst van de klacht wordt deze zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 6 werkdagen onderzocht op ontvankelijkheid. De beslissing hierover wordt binnen 6 werkdagen genomen en meegedeeld aan de klager.
Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard start het onderzoek. Bij het onderzoek kunnen alle betrokkenen worden gehoord. De vertrouwenspersoon roept de beklaagde binnen zes werkdagen nadat
de klacht ontvankelijk is verklaard schriftelijk op.
Een afschrift van de klacht en eventuele schriftelijke stukken wordt aan de beklaagde gestuurd. De beklaagde wordt in de gelegenheid gesteld om te reageren, alvorens te worden gehoord.
Van het onderzoek wordt een schriftelijk verslag gemaakt, dat door de betrokkenen voor akkoord getekend wordt. Indien een betrokkene niet tot ondertekening bereid is, wordt de reden daarvan op het verslag aangetekend.
De vertrouwenspersoon confronteert de klager niet met de beklaagde, tenzij klager daar zelf om verzoekt en mee instemt.
Het bestuur ziet erop toe dat het onderzoek binnen twee maanden wordt voltooid.

Artikel 13
Tijdens het onderzoek kunnen de klager en de beklaagde zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon of een zelfgekozen raadsman of -vrouw. Kosten hieraan verbonden worden in principe niet door de stichting vergoed.

Artikel 14
Indien het bestuur niet besluit overeenkomstig het advies van de vertrouwenspersoon, doet zij dit bij gemotiveerd besluit. Dit besluit wordt binnen 10 werkdagen ter kennis gebracht van de klager, de beklaagde en de vertrouwenspersoon.

D. Overige en Slotbepalingen

Artikel 15

Alle vrijwilligers van de stichting zijn verplicht te verschijnen indien zij door de vertrouwenspersoon (schriftelijk) worden opgeroepen om te worden gehoord.
Alle bij de behandeling van een klacht betrokken personen zijn tot geheimhouding verplicht met betrekking tot gegevens die hen ter kennis komen en zij beschermen de privacy van betrokkenen in het
kader van de behandeling.
Het bestuur ziet erop toe dat tijdens de behandeling van een klacht geen van de betrokkenen er nadeel van ondervindt dat een klacht aanhangig is gemaakt.
Pas vijf jaar na beëindiging van de behandeling van de klacht wordt het dossier vernietigd.

Artikel 16
Dit reglement wordt gepubliceerd op de website. Daarnaast zal aan elke vrijwilliger de gedragscode ter hand wordt gesteld ter ondertekening. Het bestuur draagt voorts zorg voor het geven van bekendheid aan de aanstelling van vertrouwenscontactpersoon. De contactgegevens van de vertrouwenspersoon zijn Bert Hessel, te bereiken via: hessel.bert@gmail.com of 06-21277262.

Aldus door het bestuur van Stichting TrösT Drechtsteden vastgesteld op 11 januari 2021, te Dordrecht.

Preventie- en integriteitsbeleid