Richtlijnen omtrent veiligheid in en om Villa TrösT

Stichting TrösT Drechtsteden wenst een klimaat te scheppen, waarin alle betrokkenen zoals gasten, vrijwilligers, medewerkers en bestuursleden elkaars integriteit respecteren. Op grond van deze overweging kent de stichting twee regelingen:

De gedragscode medewerkers
Dit document bevat richtlijnen voor de omgang tussen vrijwilligers en kwetsbare mensen die in de rouw zijn: de gedragscode. Deze code geeft aan waar de grenzen liggen in het contact.
Vrijwilligers en betaalde medewerkers onderschrijven en ondertekenen dit formele document.
Een klachtenprotocol
De stichting heeft een protocol ontwikkeld voor klachtenbehandeling, en het melden en registreren van incidenten en bijna incidenten. De stichting acht het gewenst dat de opvang van de klager en de behandeling van de klacht door een onafhankelijke partij worden uitgevoerd. Daartoe is een vertrouwenspersoon aangesteld.

1. De gedragscode vrijwilligers

Deze gedragscode geldt voor iedereen die verbonden is aan Villa TrösT, als vrijwilliger of als zzp’er. De gedragscode helpt om de missie van Villa TrösT te bereiken.

De missie is:

Villa TrösT biedt een veilige ontmoetingsplaats voor mensen die met rouw en verlies te maken hebben.
Villa TrösT biedt een plek waar sterfelijkheid, dood en rouw aandacht en ruimte krijgen.

Het doel van de gedragscode is dat iedereen zich ‘op het gemak’ en veilig kan voelen.
Alle vrijwilligers en zzp’ers bij Villa TrösT ondertekenen deze gedragsregels.

Wanneer je bij ons deelneemt, als vrijwilliger, stagiair(e) of als betaalde medewerker vragen wij je deze gedragscode te ondertekenen. Hiermee verklaar je dat je de gedragscode kent en volgens de gedragscode zult handelen.

A. De gedragsregels

Ik luister zorgvuldig naar de gasten en de medewerkers van Villa TrösT.
De gasten en medewerkers van Villa TrösT kunnen op mij vertrouwen. Ik denk regelmatig na over wat ik bijdraag aan Villa TrösT: doe ik het goede?
Ik sta open om te leren van feedback van gasten, vrijwilligers en begeleiding van Villa TrösT.
Als ik een probleem heb met een bezoeker of een medewerkers, dan bespreek ik dit met die persoon. We zoeken samen naar een goede oplossing.
Ik spreek niet (negatief) over anderen als zij niet aanwezig zijn.
Alles wat ik doe, doe ik met zoveel mogelijk compassie: ik stel me voor hoe de ander zijn of haar situatie ervaart. Ik doe niemand kwaad, op geen enkele manier.
Ik zorg voor een omgeving waarbinnen de gasten veiligheid en respect ervaren.
Ik respecteer de waardigheid van de gasten.
Ik raak een gast niet zomaar aan. Eerst check ik hoe aanraken voor de ander is.
Ik raak nooit een gast aan op een seksuele of erotische manier.
Ik behandel gasten van alle culturen en geaardheid gelijk.
Ik gebruik geen van racistische of discriminerende woorden.
Ik ga zorgvuldig om met de informatie die gasten mij vertellen.
Ik dring niet verder in de levens van gasten dan nodig en passend bij mijn rol gericht op luisteren en compassie. Ik vraag alleen die dingen over het leven van de gasten, die nodig zijn voor mijn rol.
Ik weet dat sommige gasten mijn adviezen erg belangrijk vinden. Zij zien mij als iemand met macht. Daarom ben ik terughoudend met adviezen.
Ik werk mee als er soms dingen nodig zijn vanuit het overstijgend belang voor de hele organisatie, zoals bijvoorbeeld samenwerkingsrelaties met andere partijen, die invloed hebben op mijn activiteiten of workshop.
Ik neem geen cadeaus aan van meer dan 10 euro.
Ik ga geen financiële verplichtingen aan uit naam van Villa TrösT, zonder nadrukkelijke en schriftelijke toestemming van het bestuur.
Ik prijs niet mijn eigen diensten (bijvoorbeeld als zzp) aan zonder nadrukkelijke en schriftelijke goedkeuring van het bestuur.
Ik ben minimaal 6 uur per maand beschikbaar en aanwezig.
Ik let erop dat anderen zich ook aan de gedragscode houden.
Als iemand iets doet dat tegen deze gedragsregels is, meld ik dit bij de vrijwilligersbegeleider.

B. Omschrijving grensoverschrijdend gedrag met gasten en sanctiebeleid

Onder grensoverschrijdend gedrag met gasten verstaan wij: elke vorm van opzettelijke of onopzettelijke agressie, discriminatie of seksuele toenadering, in verbale, non-verbale of fysieke zin, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren; en/of plaatsvindt binnen een ongelijke machtsverhouding.

Al deze gedragingen kunnen leiden tot een procedure, waarin hoor en wederhoor zal plaatsvinden. De sanctie bestaat uit het voor korte of langere tijd uitsluiten van vrijwilligerswerk.

Vanzelfsprekend beschouwen we gedragingen die vallen onder het Wetboek van Strafrecht eveneens als grensoverschrijdend. Gedragingen, waarvan het bestuur oordeelt dat zij vallen onder het Wetboek van Strafrecht, zullen bij politie/justitie worden gemeld.

C. Ondertekening

De vrijwilliger is verplicht de gedragscode te ondertekenen. Met ondertekening geeft de vrijwilliger aan kennis van de code te hebben en zich aan de gestelde regels in de gedragscode te conformeren.
Aldus door het bestuur van Stichting TrösT Drechtsteden vastgesteld op 11 januari 2020.

2. Klachtenprotocol

A. Algemene Bepalingen

Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de Stichting: Stichting TrösT Drechtsteden
b. bestuur: het bestuur van de Stichting TrösT Drechtsteden
c. klager: een gast, vrijwilliger van de stichting, stagiaire of betaalde medewerker die zich met een klacht tot de vertrouwens-contactpersoon wendt;
d. beklaagde: degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft;
e. vertrouwenspersoon: persoon als bedoeld in artikel 3;

Artikel 2
Eenieder die ervaart dat zijn persoonlijke belangen zijn of worden geschaad, door het handelen of nalaten van een betrokkene van de Stichting, kan zich met een klacht wenden tot de vertrouwenspersoon.

B. De Vertrouwenspersoon

Artikel 3
Het bestuur wijst een vertrouwenspersoon aan tot wie de klager zich kan wenden. De aanstelling geschiedt voor de periode van 3 jaar. Eenzelfde persoon kan opnieuw worden aangewezen als vertrouwenscontactpersoon voor een volgende periode.

Artikel 4
De vertrouwenspersoon heeft, onverminderd hetgeen daaromtrent in dit reglement verder is bepaald, tot taak:
a. zichzelf bekend te maken als vertrouwenspersoon binnen de stichting;
b. de eerste opvang van de klager te verzorgen. De vertrouwenspersoon zoekt in eerste instantie samen met de klager naar eventuele mogelijkheden om het probleem in de informele sfeer tot een oplossing te brengen;
c. de klager door te verwijzen naar externe deskundigen als verdere opvang noodzakelijk is;
d. zorg te dragen voor de nazorg van de klager;
e. jaarlijks verslag uit te brengen aan het bestuur over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan, de ter zake gegeven adviezen en gesignaleerde knelpunten. Dit verslag draagt een algemeen karakter en is niet op individuele personen herleidbaar;
f. voorstellen te doen aan het bestuur ter voorkoming en bestrijding van seksuele intimidatie, agressie, discriminatie en pesten.

Artikel 5
De vertrouwenspersoon rapporteert een klacht onverwijld aan het bestuur, indien hij meerdere klachten ontvangt die betrekking hebben op één beklaagde. Namen van klagers worden daarbij niet genoemd anders dan met hun toestemming.

Artikel 6
De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid tot;
a. het raadplegen van externe deskundigen;
b. het horen van alle betrokkenen in de stichting, inclusief het bestuur. Hij gaat hiertoe slechts over voor zover de uitvoering van zijn taken daartoe noodzaakt en neemt hierbij strikte vertrouwelijkheid in acht;
c. het bijstaan van de klager indien een klacht wordt ingediend.

Artikel 7
De vertrouwenspersoon dient te allen tijde de anonimiteit van de klager te waarborgen en zal dan ook geen actie ondernemen zonder zijn/haar toestemming. Alleen met toestemming van de klager is het mogelijk om de klacht over te brengen bij de beklaagde of veroorzaker(s) en te trachten met elkaar tot overeenstemming te komen.

Artikel 8
De vertrouwenspersoon legt van elke behandelde klacht een dossier aan. Hij/zij verstrekt daaruit geen onder geheimhouding gegeven informatie dan met toestemming van degene die om geheimhouding heeft verzocht.

Artikel 9
Het bestuur draagt er zorg voor dat aan de vertrouwenspersoon de faciliteiten krijgt die nodig zijn. Zoals een ruimte om gesprekken te voeren en archief zodanig dat de privacy van de klager optimaal gewaarborgd wordt, kosten voor externe gesprekken (telefonisch) en/of het inschakelen van externe deskundigen worden vergoed.

C. Procedure

Artikel 10
Een klacht kan, uiterlijk 3 maanden na het voorval, worden aangebracht. Een klacht kan slechts worden ingediend tegen 1 persoon. Indien een klacht tegen meerdere personen is gericht zullen deze als afzonderlijke klachten worden behandeld.

Artikel 11
De klacht wordt schriftelijk ingediend onder vermelding van:
a, de omschrijving van de aard van de klacht;
b. de naam van de beklaagde;
c. de ter zake door klager ondernomen stappen en, voor zover de klager daarover beschikt, daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken, welke aan de vertrouwenspersoon worden overlegd.

Artikel 12

Na ontvangst van de klacht wordt deze zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 6 werkdagen onderzocht op ontvankelijkheid. De beslissing hierover wordt binnen 6 werkdagen genomen en meegedeeld aan de klager.
Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard start het onderzoek. Bij het onderzoek kunnen alle betrokkenen worden gehoord. De vertrouwenspersoon roept de beklaagde binnen zes werkdagen nadat de klacht ontvankelijk is verklaard schriftelijk op.
Een afschrift van de klacht en eventuele schriftelijke stukken wordt aan de beklaagde gestuurd. De beklaagde wordt in de gelegenheid gesteld om te reageren, alvorens te worden gehoord.
Van het onderzoek wordt een schriftelijk verslag gemaakt, dat door de betrokkenen voor akkoord getekend wordt. Indien een betrokkene niet tot ondertekening bereid is, wordt de reden daarvan op het verslag aangetekend.
De vertrouwenspersoon confronteert de klager niet met de beklaagde, tenzij klager daar zelf om verzoekt en mee instemt.
Het bestuur ziet erop toe dat het onderzoek binnen twee maanden wordt voltooid.

Artikel 13
Tijdens het onderzoek kunnen de klager en de beklaagde zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon of een zelfgekozen raadsman of -vrouw. Kosten hieraan verbonden worden in principe niet door de stichting vergoed.

Artikel 14
Indien het bestuur niet besluit overeenkomstig het advies van de vertrouwenspersoon, doet zij dit bij gemotiveerd besluit. Dit besluit wordt binnen 10 werkdagen ter kennis gebracht van de klager, de beklaagde en de vertrouwenspersoon.

D. Overige en Slotbepalingen

Artikel 15

Alle vrijwilligers van de stichting zijn verplicht te verschijnen indien zij door de vertrouwenspersoon (schriftelijk) worden opgeroepen om te worden gehoord.
Alle bij de behandeling van een klacht betrokken personen zijn tot geheimhouding verplicht met betrekking tot gegevens die hen ter kennis komen en zij beschermen de privacy van betrokkenen in het kader van de behandeling.
Het bestuur ziet erop toe dat tijdens de behandeling van een klacht geen van de betrokkenen er nadeel van ondervindt dat een klacht aanhangig is gemaakt.
Pas vijf jaar na beëindiging van de behandeling van de klacht wordt het dossier vernietigd.

Artikel 16
Dit reglement wordt gepubliceerd op de website. Daarnaast zal aan elke vrijwilliger de gedragscode ter hand wordt gesteld ter ondertekening. Het bestuur draagt voorts zorg voor het geven van bekendheid aan de aanstelling van vertrouwenscontactpersoon. De contactgegevens van de vertrouwenspersoon zijn Bert Hessel, te bereiken via: hessel.bert@gmail.com of 06-21277262.

Aldus door het bestuur van Stichting TrösT Drechtsteden vastgesteld op 12 januari 2021, te Dordrecht.
Geactualiseerd op 16 mei 2023.